Le régime des frais réels permet aux salariés de déduire de leur revenu imposable leurs frais professionnels pour leur montant justifié lorsqu’ils estiment que la déduction forfaitaire de 10 % est insuffisante pour couvrir l’ensemble de leurs dépenses professionnelles.
Lorsqu’elle est exercée, l’option pour le régime des frais réels est exclusive de la déduction forfaitaire de 10 %.
Condition de déductibilité
Pour être déduites au titre d’une année, les dépenses exposées par le salarié doivent respecter les 2 conditions suivantes :
- avoir un caractère professionnel : une dépense a un caractère professionnel lorsqu’elle elle est engagée dans le cadre de l’exercice de l’activité du contribuable en vue d’acquérir ou de conserver un revenu imposable ;
- être justifiées : le salarié doit pouvoir justifier que les frais déduits ont été effectivement payés au cours de l’année d’imposition considérée.
Cas particulier – Rémunération exonérée partiellement
Pour être admises en déduction, les dépenses doivent avoir été effectuées en vue de l’acquisition ou de la conservation d’un revenu imposable.
Les dépenses supportées en vue d’acquérir un revenu passible de l’impôt dans la catégorie des traitements et salaires, mais qui bénéficie d’une exonération, ne sont pas déductibles.
Lorsqu’ils ont été engagés en vue d’acquérir un revenu partiellement exonéré (apprentis par exemple), les frais réels ne sont déductibles que dans la proportion du salaire imposable par rapport au salaire total perçu.
Quels sont les frais admis en déduction ?
Les principaux frais professionnels généralement déduits par les salariés sont :
- les frais de transport du domicile au lieu de travail,
- les frais de déplacements professionnels (pendant les heures de travail),
- les frais de mission,
- les frais de déménagement,
- les frais de double résidence,
- les frais de nourriture,
- les frais de formation,
- les frais de stage et de formation,
- les frais de recherche d’un nouvel emploi,
- les frais de documentation et de voyage d’étude,
- les frais relatifs aux locaux professionnels,
- les frais de matériel, mobilier et fournitures,
- les frais vestimentaires,
- les cotisations professionnelles,
- les frais de réception, représentation et gratification,
- les engagements de caution,
- les intérêts d’emprunt contractés pour l’acquisition de titres de leur entreprise,
- les impôts, taxes et amendes,
- les frais médicaux,
- les frais de personnel,
- les frais exposés dans l’exercice d’une activité de représentation du personnel,
- les déficits de caisse,
- les frais liés aux vols,
- les frais de travail de nuit,
- les frais de procès,
- les frais spécifiques à certaines professions artistiques.
Contraintes liées à l’option pour les frais réels
Cette option est indivisible ; même si le salarié exerce plusieurs professions salariées distinctes le choix de la déduction des frais réels concernera l’ensemble de ses activités.
En contrepartie de la déduction des frais réels, le salarié renonce à la déduction forfaitaire de 10 %.
Si un salarié demande la déduction des frais réels, il doit ajouter aux salaires déclarés ses remboursements et allocations pour frais d’emploi, y compris l’avantage que constitue la mise à disposition d’une voiture pour ses déplacements professionnels.
Le contribuable doit joindre à la déclaration la liste détaillée des frais déclarés.
Cas particulier – Dépenses exposées dans une monnaie autre que l’euro
Les salariés qui optent pour la déduction du montant réel et justifié de leurs frais professionnels, doivent convertir en euros les dépenses qui, le cas échéant, ont été exposées à l’étranger et dont le montant est exprimé dans une monnaie autre que l’euro. Cette conversion doit s’effectuer selon le cours du change à Paris de ces monnaies au jour du paiement de la dépense concernée ou à titre de mesure de simplification, à partir de la moyenne des cours des monnaies concernées au 31 décembre de l’année N – 1 et au 31 décembre de l’année N, tels que publiés par la Banque de France.
Exemple : Un salarié a exposé aux Etats-Unis une dépense de 1 500 dollars ($) en 2015 (taux de change au 31/12/2014 + taux de change au 31/12/2015) / 2 soit : (1,2141 $ + 1,0887 $) / 2 = 1,1514 $
La détermination du montant de la dépense exposée en euros (€) s’effectue comme suit :
- cours moyen de l’euro à retenir : 1 € = 1,1514 $ ;
- montant de la dépense en euros :
1 500 $ / 1,1514 $ = 1 302,76 € (après arrondissement au centime d’euro le plus proche).
Traitements et salaires – Justification des frais réels
L’obligation de justifier les frais déduits constitue l’inconvénient majeur de ce système et le rend, de ce fait, contraignant.
Les salariés qui demandent la déduction des frais réels doivent être en mesure de justifier par tous moyens (factures, quittances, attestations …) la réalité, le caractère professionnel, ainsi que le montant de la dépense.
Même si les salariés ne sont pas obligés de tenir au jour le jour une comptabilité complète de leurs dépenses professionnelles, ils doivent tout de même conserver tous les justificatifs requis afin de les présenter à la demande de l’administration fiscale.
Toutefois, lorsque la justification précise des frais est pratiquement impossible à établir, leur déduction est admise lorsque le caractère professionnel de ces frais n’est pas contestable et dans la mesure où ils sont en rapport avec la nature et l’importance des opérations effectuées et des obligations professionnelles du salarié.
Les justifications doivent être d’autant plus précises que le montant des dépenses dont la déduction est demandée présente un caractère exceptionnel. Il en est ainsi lorsque ce montant paraît disproportionné eu égard à la nature et à l’importance de l’activité exercée, aux obligations professionnelles ou au niveau de la rémunération perçue.
D’une manière générale, le salarié ne peut pas se borner à produire un état sommaire de ses frais ou un calcul forfaitaire et théorique de ceux-ci, non assorti, au moins partiellement, de documents justificatifs.
Dans certains cas particuliers, le fisc admet que les frais réels soient évalués de façon forfaitaire. C’est le cas pour :
- l’évaluation des frais kilométriques des voitures et des deux-roues,
- certains frais engagés par les VRP,
- certains frais engagés par les artistes.
Déclaration n° 2042
Les contribuables optant pour la déduction doivent fournir, dans le cadre « Renseignements complémentaires » ou sur une note jointe, la liste détaillée de leurs frais réels. En revanche, les justificatifs de ces frais ne doivent pas être joints à la déclaration, mais être conservés durant 3 ans afin de pouvoir les présenter à l’administration fiscale sur demande de sa part.